Au moment d’élaborer un plan de mesures d’urgence, il convient d’accorder la priorité à plusieurs éléments. Premièrement, quelles sont les politiques et les procédures nécessaires pour garantir la santé et la sécurité du personnel, des visiteuses et visiteurs, et de toute autre personne susceptible de se trouver sur place lorsqu’une urgence se produit? 

Deuxièmement, y a-t-il des obligations réglementaires qui doivent être prises en considération dans le plan du comité?

Enfin, quelles ressources sont nécessaires à la mise en œuvre du plan? Sont-elles suffisantes par rapport aux exigences techniques ou aux exigences de formation?

Refléter le caractère de l’organisation

Une fois les exigences de base établies, le comité de planification des interventions d’urgence peut entamer la prise de décisions et l’élaboration de politiques qui reflètent les besoins propres à l’organisation. Pour ce faire, il convient de représenter l’ensemble des intérêts en jeu. Cette démarche implique de communiquer avec les différentes parties prenantes afin de connaître leurs enjeux et leurs priorités.

Il s’agit également d’une occasion de recueillir des informations sur les menaces qui préoccupent les différents groupes et d’établir des paramètres opérationnels. À titre d’exemple, si le site Web principal ne fonctionne pas pendant une heure, quelles peuvent être les conséquences? Cette problématique doit être quantifiée et, si possible, exprimée en termes financiers. La formulation des conséquences en termes financiers facilitera le processus budgétaire.

Pour réussir sa mission, ce comité doit obtenir l’appui de la direction. Par conséquent, la présence et la pleine participation de l’équipe de direction à la réunion de lancement devraient compter parmi les priorités du comité.

Portée des discussions

Le comité devrait se réunir périodiquement. Certaines organisations choisissent d’organiser une réunion tous les trimestres ou semestres, mais elles doivent toutes le faire au moins une fois par an. La mise en œuvre d’un programme d’intervention nécessitera probablement une série de réunions, où les sujets ci-dessous pourraient être abordés.

• Un énoncé de charte qui reflète le caractère unique et les besoins de l’organisation.
• Les priorités de planification.
• Les politiques et procédures qui garantissent la santé et la sécurité du personnel, des visiteuses et visiteurs et de toute autre personne susceptible de se trouver sur place lorsqu’une urgence se produit.
• Les besoins en formation, tant de l’ensemble du personnel que de l’équipe de coordination d’urgence.
• Les événements liés à la sécurité et les incidents évités de justesse.
• Les demandes d’outils ou d’autres ressources.
• Les menaces qui guettent l’organisation (conditions météorologiques, facteurs environnementaux, etc.).
• Les risques internes et les équipes auxquelles accorder la priorité.
• Les obligations réglementaires qui doivent être prises en considération dans le plan de mesures d’urgence.
• Les ressources nécessaires à la mise en œuvre du plan; sont-elles suffisantes par rapport aux exigences ou besoins techniques ou de formation?
• Les ressources à votre disposition (par exemple, de l’équipement de sécurité incendie); répondent-elles aux normes et aux besoins?
• Les pratiques exemplaires en matière de mesures d’adaptation ou d’accessibilité.
• Les besoins en budgétisation.
• Les plans à passer en revue.
• Les rôles et les responsabilités des équipes responsables des plans de mesures d’urgence.
• Les initiatives existantes ou à venir et leur relation avec les plans de mesures d’urgence.

Si des projets sont en cours, il convient de consacrer du temps à l’examen des progrès réalisés et à la réaffirmation des objectifs.

Priorités changeantes

Au fil du temps, le plan de mesures d’urgence et les politiques connexes devraient évoluer. Le comité ne peut atteindre ses objectifs qu’en disposant d’un large éventail d’opinions et en se réunissant à intervalles réguliers.